培養管理

 
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檔案管理

合肥學院碩士研究生檔案管理暫行辦法

院行政〔2012189

碩士研究生的檔案,是研究生在校期間學習和品行的重要記錄。對研究生在校期間的檔案進行管理是研究生教育的有機組成部分,也是研究生管理工作水平的重要體現。為使我校研究生的檔案管理規范化、科學化,根據《普通高等學校檔案管理辦法》及相關文件,特制定本暫行辦法。

一、基本原則

(一)凡在研究生教育、教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子材料等均屬研究生檔案。

(二)研究生檔案作為反映研究生教育、教學管理和教學活動的原始記錄,是研究生教育管理的重要組成部分。各有關單位必須充分重視研究生檔案的歸檔和管理工作,實行教育管理工作與檔案建檔工作同步進行。

(三)研究生檔案應根據其在教育、教學管理和教學活動中的形成規律,本著保持其有機聯系和便于利用、檢查的原則進行歸檔。原則上同類材料組成一卷。

(四)研究生檔案實行研究生處、系兩級管理體制,有關單位應安排專人負責研究生檔案的收集、整理、歸檔工作。

(五)檔案材料質料根據實際情況確定,但原則上應存有紙質和電子質兩種文本。

        二、歸檔要求

(一)所有研究生檔案按學科專業分類歸檔。

(二)考試試卷保存至研究生畢業離校后四年。

(三)每學期考試結束后,任課教師須將試卷或課程論文、標準答案及評分標準送研究生所在系保存??際猿杉ǖヒ皇攪椒?,一份交研究生所在系,一份交研究生處培養管理科。

(四)各有關單位要定期檢查研究生教學檔案的歸檔和管理情況,對存在的問題要及時發現,及時解決。

三、歸檔范圍

(一)研究生處負責歸檔保管的研究生檔案

1.綜合類

1)全校研究生基本情況表;

2)學校和上級部門關于研究生教學管理工作的規章制度、質量評估、通知、文件、記錄、總結等相關材料;

3)研究生入學以前的檔案材料;

4)研究生報考材料;

5)全校研究生課程選用教材及必要的配套教材樣書;

6)研究生畢業登記表

7)畢業體檢表;

8)其他需要歸入研究生個人檔案的材料。

2. 培養類

1)學校關于制定研究生培養方案和教學計劃的原則及要求,各學科專業的研究生培養方案和教學計劃;

2)全校研究生培養計劃完成情況審核表。

3)研究生學籍表

4)全校研究生課程安排表;

5)全校研究生課程考試安排表。

6)全校研究生課程學習成績單;

7)全校研究生授課教師、指導教師師(含外聘)簡介表;

8)全校研究生實踐基地(合作育人單位)分專業簡介表;

9)全校研究生獲獎證書復印件;

10)全校研究生教育教學質量監控材料。

3. 學位類

1)全校研究生學位論文成績表;

2)全校研究生學位論文(含電子文本);

2)全校研究生學位申請書及有關材料。

(二)各碩士點單位(系部)負責歸檔保管的研究生檔案

1. 綜合類

1)本學科專業研究生基本情況表;

2)黨員或團員的組織材料;

3)本學科專業研究生教育管理工作會議記錄;

4)本學科專業研究生教學質量自評材料;

5)反映本學科專業課程改革與建設及管理的典型性經驗總結材料、教學研究論文、獲獎材料復印件;

6)本學科專業研究生在校期間科研成果統計表及成果復印件、證明材料等;

7)本學科專業優秀研究生教學成果獎勵證書復印件;

8)其他需要歸入研究生個人檔案的材料。

2. 培養類

1)本學科專業研究生培養方案和教學計劃;

2)本學科專業研究生培養計劃完成情況審核表;

3)本學科專業研究生教學任務書和課程安排表;

4)本學科專業研究生課程教學大綱;

5)本學科專業研究生課程考試成績登記表;

6)本學科專業研究生課程考試試題樣卷、標準答案及評分標準;

7)本學科專業研究生課程考試試卷和課程論文;

8)本學科專業研究生課程檢查材料、聽課記錄及質量測評結果;

9)本學科專業研究生個人培養計劃表;

10)本學科專業研究生課程學習成績單;

11)本學科專業研究生教學實踐考核表;

12)本學科專業研究生社會調查考核表;

13)本學科專業研究生學術活動考核表。

3. 學位類

1)本學科專業研究生學位論文開題報告書;

2)本學科專業研究生學位論文中期考核表;

3)本學科專業研究生學位論文答辯與評審材料;

4)本學科專業學位論文成績一覽表;

5)本學科專業學位論文(含電子文本)。

四、研究生檔案的接收

(一)研究生錄取名單確定后,研究生處即向考生發出調檔函,調檔函應直接寄發給考生本人。

(二)每年新生9月入學后,研究生處對接收的研究生新生檔案進行整理,并在9下旬分送各碩士點系部核查,各碩士點系部在10月上旬送到研究生處。

(三)研究生在學期間的個人檔案,應以系部為單位,分專業進行管理。已整理完畢的研究生檔案用研究生處專用檔案盒裝好,并標明檔案編號、所屬系部、專業、姓名,分類放入檔案柜中。

五、研究生檔案轉移

(一)研究生在學期間,如有重大變動(如轉學、退學、開除、出國、身故等),其檔案應及時按有關規定轉移或處理。

(二)研究生畢業前半個月,各系部必須將研究生的檔案材料按專業分類并按順序整理裝袋,送交研究生處。研究生畢業離校2周內,研究生處將整理裝封好的檔案材料按照《合肥學院研究生檔案材料目錄》進行登記,完成研究生檔案的整理工作。

(三)畢業研究生檔案的寄送

1.畢業研究生離校,其個人檔案由研究生處按就業協議或調檔函所列地址,在畢業離校后2周內以機要通信(或特快專遞)方式寄出。

2. 畢業研究生未能按規定時間找到就業單位可以辦理暫緩就業,暫緩就業期間,根據本人申請并簽訂檔案代管協議,其個人檔案仍由研究生處保管,保管期限原則上為2年。

3.轉移畢業生檔案,應通過機要通信途徑或派專人呈送,不得讓畢業生個人攜帶。

4.轉遞畢業研究生檔案,必須進行登記,轉遞時應附上檔案回執,并要求接受單位收到檔案后寄回回執。

六、研究生檔案的借閱

(一)研究生個人不得借閱本人檔案。各系部查閱研究生檔案必須由所在系部研究生主管領導、研究生工作辦公室負責人查閱。檔案只能在檔案室內借閱,無特殊原因,不得帶出檔案室。

(二)查閱檔案的單位或個人未經同意不得擅自摘抄或復印檔案材料,確因需要從檔案中取證的,必須經研究生檔案管理負責人批準后,才能復制。

(三)各系部只能查閱本系部的研究生檔案。其它單位查閱研究生檔案,應持相關單位介紹信,經研究生檔案管理負責人批準后方可查閱。

(四)查閱檔案必須遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;查閱者不得泄露或擅自對外公布檔案內容,對違犯規定者,將視情節輕重,依據《中華人民共和國檔案法》給予處罰。

(五)各系部應盡量集中時間查閱研究生檔案。如有特殊情況需查研究生檔案,需提前預約并經研究生檔案管理負責人同意。新生檔案在整理入檔完畢后對外開放。

(六)研究生在學期間如有單位借用研究生檔案材料,必須履行檔案借出和歸還登記手續。

七、附則

(一)本辦法由研究生處負責解釋。

(二)本辦法自2012級研究生入學后開始試行。